Leitfaden „Open Data Analyse – Bessere Entscheidungen treffen“

Die Wirkungen der öffentlichen Verwaltung lassen sich oft nur schwierig in Zahlen fassen. Ein evidenzbasiertes Vorgehen verlangt jedoch nach eindeutigeren Darstellungen des Verwaltungshandelns. Die systematische Bereitstellung offener Daten (Open Data) ermöglicht bessere und v.a. automatisierbare Darstellungen und ist somit ein essentieller Bestandteil der digitalen Transformation des öffentlichen Sektors. Der bewusste Umgang mit offenen Daten und deren Weiterverwendung ermöglicht eine Analyse der Wertschöpfung durch Daten.

Die Verfügbarkeit von offenen Daten ist einerseits ein Gradmesser darüber, wie offen eine Verwaltung sich ihren Bürgerinnen und Bürgern gegenüber nach außen zeigt. Das Vorhandensein von elektronischen Informationen und deren Analyse erlaubt der öffentlichen Verwaltung allerdings auch wertvolle und detaillierte Rückschlüsse über deren Weiterverwendung und Nachfrage, sowohl verwaltungsintern als auch seitens der Öffentlichkeit.

Die Digitalisierung von Prozessen und Dokumenten erlaubt einen besseren Überblick über eigene Optimierungsmöglichkeiten und die potentielle Steigerung der allgemeinen Nutzerzufriedenheit. Hiermit werden einige Instrumentarien bzw. Vorgehensweisen zur Analyse und der Messbarkeit von Open Government Data vorgestellt, deren aktive Nutzung ein noch besseres Verwaltungshandeln ermöglichen soll.

1. Analyse und Monitoring der Weiterverwendung

Das offene Datenportal der österreichischen Verwaltung (data.gv.at/stats) bietet ein umfangreiches Web Analyse- und Messbarkeits-Instrument an, mit dem die Weiterverwendung von offenen Daten messbar gemacht wird bzw. visualisiert werden kann. Diese Statistiken können frei genutzt werden und ebenso zur Analyse des Potentials eigener Daten verwendet werden.

Dargestellt werden können etwa die Anzahl der Aufrufe von bestimmten Datensätzen und Weiterverwendungsszenarien. Anhand dieser Analysemöglichkeiten können Datensätze mit der höchsten Wirkung (engl. Impact) und Nachfrage identifiziert werden. Während der Corona-Krise konnte etwa eine deutlich erhöhte Nachfrage nach Gesundheitsdaten identifiziert werden.

Für Datenbereitsteller innerhalb der öffentlichen Verwaltung ist es sinnvoll, sich einen Wissensstand darüber anzueignen, welche der eigenen Datenbestände von anderen öffentlichen Behörden oder öffentlichen Unternehmen weiterverwendet werden. Zur Effizienzsteigerung werden Datenbereitsteller dazu ermutigt, derartige Prozesse oder regelmäßige Analysen technisch und organisatorisch zu implementieren, wie etwa die Aufsetzung eigener Monitoring-Prozesse (u.a. eigene Data Governance). Häufige Informationsabrufe auf Websites können etwa Hinweise darüber geben, welche (weiteren) Daten für eine Veröffentlichung relevant sein könnten.

Welche Prozesse wurden ihrerseits implementiert? Wir sind jederzeit dankbar über Feedback zu Best Practices der Analyse der Weiterverwendung an info@data.gv.at

2. Key Performance Indikatoren (KPI)

Die systematische Verfügbarkeit von Open Data führt zu teils erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für die öffentliche Verwaltung und die Öffentlichkeit. Beispielsweise ersparen sich Verwaltungseinheiten durch die proaktive Verfügbarkeit von offenen Daten die Beantwortung zahlreicher Anfragen. Aufgrund der sofortigen Verfügbarkeit relevanter Informationen ersparen sich Nutzer mühselige Anfragen an Behörden. Effiziente Organisationen trachten danach, diese Effekte zu beziffern und für eigene Verbesserungen zu analysieren.

Ein evidenzbasiertes Vorgehen der öffentlichen Verwaltung orientiert sich üblicherweise an so-genannten Schlüssel-Performanz-Indikatoren (Key Performance Indikatoren, KPI). Diese ergeben sich beispielsweise aus den Erkenntnissen über die größtmögliche Wirkung und Nachfrage von Daten.

Europaweit als essentielle KPI im Datenbereich erachtet werden etwa:

  • die Anzahl der Besucher,
  • die Anzahl der Downloads,
  • die Nachfrage und Häufigkeit der Verwendung von offenen Daten
  • die Anzahl der Datenprovider, die Open Data verwenden oder
  • die Anzahl von Anwendungen die anhand der Nutzung der Daten entstanden sind.

vgl. EDP Analytical Report n16, Mai 2020 (zB S. 22)
Open Data Best Practices Europe: Learning from Cyprus, France and Ireland

3. Messung von Indikatoren

Über das Statistik-Instrument des Datenportals der österreichischen Verwaltung (data.gv.at/stats) sind genauere Darstellungen von Key Performance Indikatoren (KPI) möglich. Dies erleichtert detailliertere Analysen und ermöglicht eine Messbarkeit der Daten-Weiterverwendung in Echtzeit. Ebenso kann anhand dieser Statistiken das Nutzerverhalten besser abgeleitet werden.

Bei den Messdaten ist zu berücksichtigen, dass App-Entwickler für die Nutzerinnen und Nutzer ihrer Anwendungen häufig Kopien der Datensätze anlegen. Da diese Zugriffe auf Apps und Anwendungen von Drittanbietern von data.gv.at nicht gemessen werden können, wird die tatsächliche Nutzungszahl häufig wesentlich höher sein als in den Statistiken angegeben.

Eine tiefergehende Entwicklung von österreichweiten KPI im Bereich Open Data ist angedacht, diese können jedoch individuell von jeder Organisation selbst tiefergehend definiert werden. Grundsätzlich wird angeregt, eigene technische und qualitative Analysetools einzurichten zur besseren Verdeutlichung des Potentials eigener Daten, um somit einen zielorientierteren Datenbedarf zu erheben.

Wir sind jederzeit dankbar über Feedback zu eigens eingerichteten Analysetools und Erfahrungen unter info@data.gv.at

4. Anwendungen und Weiterverwendungszwecke erfassen

Regelmäßige Analysen der Wirkungen von Open Data unterstützen die eigene Entscheidungsfindung zur Steigerung des Potentials von Open Government Data. Der wirtschaftliche und gesellschaftliche Nutzen von offenen Daten ergibt sich u.a. durch deren Implementierung in Anwendungen oder Softwarelösungen.

Zur Bemessung des wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Nutzens orientiert sich das Datenportal der österreichischen Verwaltung (data.gv.at) an der Anzahl der entstandenen Anwendungen. Von data.gv.at wird daher in Echtzeit ein Überblick über die aus offenen Daten entstandenen Anwendungen zur Verfügung gestellt. Die konkret entstandenen Anwendungen werden ebenso direkt bei den entsprechenden Datensätzen aufgelistet.

Entwickler werden aktiv dazu aufgerufen, eigene Anwendungen oder den Weiterverwendungszweck auf der Basis von Open Data auf data.gv.at bekanntzugeben.

5. Studien zum wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Nutzen

Studien geben einen umfassenden Überblick über den wirtschaftlichen, sozialen und ökologischen Mehrwert der Nutzung von Daten. Organisationen werden dazu ermutigt Studien zur Datenweiterverwendung in Auftrag zu geben.

Aktuelle Studien belegen, dass der Wert von offenen Daten (als Prozentsatz des BIP) sich in den kommenden Jahren erhöhen wird durch die rapide Ausbreitung neuer Anwendungen und bessere Möglichkeiten zur Weiterverwendung von Daten als Ergebnis der erhöhten Durchdringung mit digitalen Geräten.

Wir sind dankbar über die Bekanntgabe von Studien zu Open Data an info@data.gv.at

6. Qualitative Analyse mit Datenbereitstellern

Ergänzend zu den datengestützten Auswertungen sind qualitative Analysen gemeinsam mit den zuständigen Datenbereitstellern essentiell. Hierbei werden die erwarteten Wirkungen der Öffnung von Datensätzen diskutiert. Dies ermöglicht es Organisationen, sich einen klareren Überblick darüber zu verschaffen, welche Wirkungen für die Öffentlichkeit und die eigene Organisation aus der Bereitstellung von Daten für die Allgemeinheit entstanden sind, etwa hinsichtlich der gesamthaften Zeit- und Kosteneinsparungen.

7. Aktivierung von Communities

Die Messung der Weiterverwendung von Daten sollte ebenso über die Aktivierung von Communities erfolgen. Dies kann sowohl seitens der Organisation selbst oder auch von bestimmten Organisationseinheiten vorangetrieben werden. Dabei empfiehlt sich ein themenorientierter Austausch. Der regelmäßige Dialog mit Daten-Weiterverwendern ermöglicht es Nutzern die Anwendungszwecke von Daten zu präsentieren und Organisationen den erforderlichen Verbesserungsbedarf zu ermitteln.

In bestimmten Fällen ergibt sich dadurch auch ein gegenseitiger Nutzen zur Verbesserung allgemeiner Verwaltungs-Dienstleistungen, etwa durch die Entwicklung gemeinnütziger Apps durch Communities.

Ideen oder Verbesserungsvorschläge auf der Basis von Open Data – wir sind jederzeit dankbar über Feedback an info@data.gv.at

8. Weiterführende Informationen
Weblink: data.gv.at/analyse
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